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クラウドの共有リンク、「リンクを知っている全員」で本当に大丈夫？
クラウド共有では、相手を指定する共有と「リンクを知っている人」共有で公開範囲が大きく変わります。機密性に応じて権限を選びます。
URLを知った人へ広がる可能性がある
「リンクを知っている全員」にすると、リンクが転送・転載された場合に意図しない相手へ広がる可能性があります。内容が重要なら、特定のアカウントだけに共有する方式を優先します。
閲覧・コメント・編集を分ける
相手が見るだけでよいのか、編集が必要なのかを確認し、必要最小限の権限を設定します。期限付き共有や組織内限定が使える環境では、それらも検討します。
共有後も一覧を見直す
資料の利用が終わったら共有を解除します。業務フォルダでは、異動・退職・案件終了時に共有メンバーやリンクを棚卸しします。