自治会名簿を紛失・誤送信したら？最初にやることと報告の考え方

自治会・町内会の名簿、連絡先、会費情報などを紛失・誤送信したときに、被害拡大防止、事実確認、本人連絡、個人情報保護委員会への報告要否をどう整理するかを解説します。

出典

紙名簿をなくした、宛先を間違えてメールを送った、共有リンクを公開状態にした、USBを紛失したなど、漏えいのおそれに気づいたら、まず責任者へ共有し、公開リンク停止や送信先への削除依頼など被害の拡大を防ぐ行動を取ります。

個人情報保護委員会も、漏えい等が発覚した場合の初動として、内部報告、被害拡大防止、事実関係の調査、影響範囲の特定などを示しています。

漏えい等の内容によっては、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が必要になる場合があります。要配慮個人情報を含む、財産的被害のおそれがある、不正目的の漏えいのおそれがある、1,000人を超えるなど、報告対象となる類型が定められています。

自治会だから対象外と決めつけず、扱っていた情報と件数、流出先、回収可能性を確認します。判断が難しい場合は公式窓口や専門家へ確認します。

誰が責任者へ報告したか、いつ何が起きたか、どの情報が対象か、誰へ連絡したか、共有リンクを停止したかなどを記録します。

再発防止は『気をつける』だけで終わらせず、BCC送信をやめる、名簿配布範囲を減らす、共有権限を限定する、紙名簿の保管場所を決めるなど、仕組みに置き換えます。