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PTA・習い事の担当交代。データを渡しただけで大丈夫？

担当者交代では、後任へファイルを渡すだけでなく、前任者のアクセス権、私物端末のコピー、共有フォルダ、フォーム回答、古い名簿まで確認して引継ぎを完了します。

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結論

データ移行だけでなく、旧担当者のアクセス解除と不要データの削除まで確認してください。

後任へ原本を渡しても、共有権限や端末内コピーが自動的に消えるわけではないためです。

まず行うこと

Google Drive等の共有フォルダ、フォーム、役員LINE、メール、私物PCやスマホにデータが分散していると、後任へ原本を渡した後も前任者が閲覧できる状態が残ることがあります。

担当交代では、後任が必要なデータへアクセスできることに加えて、退任者の権限や不要なコピーが残っていないことまで確認します。

名簿、申込フォーム、回答スプレッドシート、写真、会計資料、共有フォルダ、USB、端末内ダウンロードなどを洗い出します。完璧な台帳は不要ですが、『何が・どこに・誰から見えるか』が分かるだけで、前任者しか知らないデータを減らせます。

Google Driveでは共有相手のアクセスを削除・変更できます。フォルダの権限が中のファイルへ引き継がれる場合もあるため、個別ファイルだけでなく親フォルダの共有設定も確認します。

LINE等の役員グループでも、退任者が残る必要がない場合はグループ構成を見直します。共通パスワードを使い回している場合は、可能なら個別アカウントと権限管理へ切り替えます。

個人情報保護法にはすべての個人情報について一律の保存年数が定められているわけではありませんが、個人情報保護委員会は、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努める考え方を示しています。