退会後の個人情報削除・利用停止の依頼文メーカー

入力した内容は保存・送信しません

このToolは、選んだ項目と任意で入力した団体名をブラウザの中だけで組み合わせて依頼文を作成します。入力内容や作成した文面をデジめじぇのサーバーへ送信したり、データベース、Cookie、URL、ブラウザの永続保存領域へ保存したりしません。

氏名、住所、電話番号、口座番号、マイナンバー、パスワードなどを入力する必要はありません。団体名も必須ではなく、空欄のまま作成できます。

最初は通常版、回答が曖昧なら再確認版

初めて問い合わせる場合は、通常版をおすすめします。何を保有しているか、なぜ残しているか、いつまで残すか、アクセス権や削除・利用停止の状況を丁寧に確認する文面です。

すでに問い合わせたのに「規定で残します」「システム上消せません」などの回答だけで、対象や期間が分からない場合は、再確認版を使えます。再確認版は、対象情報、利用目的、保存理由・期間、アクセス可能範囲を具体的に書面で回答してもらうことを重視します。

どちらも、最初から違法と決めつけたり、訴訟や行政機関への通報を脅しとして使ったりする文面にはしていません。

確認できるのは「何が残るか」「なぜ」「いつまで」

名簿・連絡先、LINE等のグループ、写真・動画、フォーム回答、健康・緊急連絡先、会費や決済、アカウント・共有フォルダ、紙の資料などから気になる範囲を選べます。

依頼内容として、継続保有する理由・期間の説明、不要なアクセス権の解除、利用する必要がなくなった情報の消去、利用停止、対応済み・未対応範囲の書面確認を組み合わせられます。

すべて選ぶ必要はありません。気になっている範囲に絞るほど、相手も具体的に回答しやすくなります。

この文面だけで「完全削除」を証明できるわけではありません

利用者の側から、相手の主システム、バックアップ、ログ、委託先、担当者端末まで調べて、全コピーが物理的に消えたことを独立して証明するのは通常できません。

このToolは、保有範囲、保存理由、保存期間、アクセス状況、削除・利用停止予定を相手の回答として残すための補助です。バックアップ等に情報が残る場合も、通常業務で使える状態なのか、いつ上書き・失効するのか、復元時にどう扱うのかといった説明を確認します。

「削除証明書が出ない＝違法」「退会したら全バックアップを即時物理削除する義務がある」という前提では作られていません。

法律上の権利は、個別の条件を確認して使います

個人情報保護法には、個人データを利用する必要がなくなったときの消去に関する規定や、一定の場合に本人が利用停止・消去等を請求できる規定があります。ただし、保存が必要な理由や適用条件は個別の事情で変わります。

このToolは一般的な確認・依頼文のたたき台であり、個別案件について違法かどうかを判定したり、法的請求の成立を保証したりするものではありません。詳しい考え方は、関連する退会後の個人情報Guideで確認してください。

送る前に、対象と事実だけは自分で確認する

作成した文面は、そのまま送る前に一度読み直してください。団体名、退会・退任等の状況、気になっている情報、依頼したい対応が実際の状況と合っているかを確認します。

相手から回答が来たら、回答日、残す情報、理由、期間、削除・利用停止・アクセス解除の範囲を保存しておきます。漏えい、無断利用、名義冒用などの実害が起きている場合は、この依頼文だけで終わらせず、事後対応のGuideや相談先へ進んでください。