生成AIにメールやクラウドを接続するときは「何を読めて、何を変更できるか」を見る

外部サービスとの接続では、AI側の機能だけでなく、GoogleやMicrosoftなど接続先が許可した権限、組織の管理者設定、読み取りと書き込みの違いを確認します。使い終えた連携の解除も運用に含めます。

出典

メール、クラウドストレージ、カレンダーなどをAIへ接続するときは、ログイン中のアカウントを確認します。個人用と業務用を複数持っていると、別のメールボックスやDriveを許可してしまうことがあります。

接続したAIが見られる範囲は、元のアカウントが持つアクセス権にも左右されます。

接続先の認可画面には、要求されるサービスや権限が表示されます。読むだけの権限なのか、ファイルの作成・更新なども含むのかを確認します。

「便利そうだから全部許可」ではなく、使いたい機能に必要な範囲かを見ます。

ファイル検索と要約だけなら読み取りで済むことがあります。一方、文書更新、メール送信、共有、削除などは元サービスのデータを変えます。

書き込み系の操作が必要な場合は、どの操作で人の確認が入るか、誤操作時に戻せるかを確認します。

管理ワークスペースでは、管理者が利用できるappやactionを制限できる場合があります。接続先サービス側のOAuth許可とは別の層です。

そのため「接続自体はできたが更新はできない」「個人では使えるが会社では無効」といった状態も起こります。

外部アカウントを切断すると、その接続を使った新しいアクセスは止められます。ただし、過去の会話に取り込まれた内容や、すでに保存された記憶・ファイルまで自動で消えるとは限りません。

AI側の接続一覧と、提供元の連携アプリ一覧の両方を確認します。