顧客データをUSBメモリで持ち出していい？外部記憶媒体を使う前に決めたいルール

顧客名簿や業務ファイルをUSBメモリなどへコピーするとき、必要性、媒体管理、暗号化、紛失時対応、作業後の削除をどう決めるかを整理します。

出典

USBメモリはネット接続がなくても使えて便利ですが、顧客データをコピーすると、元システムとは別の持ち出し可能なコピーができます。小さい媒体ほど紛失に気づきにくく、誰の手元にあるか分からなくなりやすい点に注意が必要です。

IPAの中小企業向けガイドラインでは、外部記憶媒体への書き出しや持ち出しを管理することが基本的な対策の一つとして扱われています。

クラウドで対象者だけに共有できるなら、USBへ全データを書き出す必要がない場合があります。どうしても使う場合は、必要なファイル・必要な期間だけに絞り、顧客名簿全体を「念のため」持ち出さないようにします。

個人データを扱う事業者には、規模やリスクに応じた安全管理措置が必要です。

会社所有の媒体か、誰が持ち出したか、いつ返却するか、紛失時に誰へ連絡するかを決めます。利用できる場合は暗号化やアクセス制限を使い、作業終了後は不要なデータを削除します。