GUIDE
小さな会社の個人情報を減らして管理するガイド
何を持っているか、なぜ必要か、誰が使うか、いつ消すかを確認し、不要な個人情報を減らして管理を簡単にする手順です。
公開 更新
このガイドで学べること
読み終わるころに分かること
- まず保有場所を洗い出す
- 利用目的を確認する
- 必要な人だけが見られるようにする
まず保有場所を洗い出す
顧客管理、メール、表計算、クラウド、紙、申込フォーム等、個人情報がある場所を大まかに一覧化します。
利用目的を確認する
各データが何の業務に必要か確認します。『いつか使うかも』だけで保管している情報は見直します。
必要な人だけが見られるようにする
共有フォルダ、メールボックス、SaaS等の権限を、業務上必要な担当者へ絞ります。
保存期間と削除方法を決める
契約・法令等で必要な期間を確認しつつ、不要になった名簿や応募データ等を放置しない運用を決めます。