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退職者が所有するGoogle Driveのファイルはどう引き継ぐ？ 所有者と保存場所を確認する
退職者を共有先から外すだけでなく、その人が所有しているGoogle Driveのファイルを誰が引き継ぐか、フォルダと中のファイルの所有関係、共有先をどう確認するかを整理します。
「見られなくする」と「会社にデータを残す」は別の作業
退職者のGoogle Drive対応では、共有先から本人を外すことだけに目が向きがちです。しかし、会社で使う重要なファイルを退職者本人が所有している場合は、アクセスを止める前に「そのデータを誰が管理するか」も決める必要があります。
共有相手や一般アクセス、リンク公開を見直す方法はクラウド共有フォルダは「誰が・何を・いつまで見られるか」で整理するで扱っています。この記事では、所有者とデータの引継ぎに絞ります。
重要なファイルは、まず現在の所有者を確認する
退職予定者が作成した重要な文書、表計算、資料について、誰が所有者になっているかを確認します。Google Driveでは、条件を満たすファイルやフォルダについて所有権を移す機能がありますが、利用しているアカウントの種類や組織設定によって扱いが異なるため、実際の画面とGoogleの公式手順を確認します。
退職者のアカウントを処理する前に、会社に残すべきデータを選び、後任や会社側で管理できる場所へ引き継ぎます。
フォルダだけでなく、中の重要ファイルも確認する
フォルダ単位で管理していると、「フォルダを引き継いだから中身もすべて同じ状態」と思いやすくなります。実際には、ファイルごとに所有者や共有状態が異なることがあるため、重要な資料は個別に確認します。
特に、退職者が長く担当していた業務では、本人の領域に散らばったファイルがないか、後任が必要な資料へ実際にアクセスできるかまで確認します。
データを引き継いだ後に、共有範囲を見直す
所有者や保存場所を引き継いでも、以前の共有相手や一般アクセス設定がそのままなら、不要な人が見られる状態は残ります。引継ぎ後に、共有相手、リンクによるアクセス、親フォルダ側の権限などを見直します。
「データを残す作業」と「不要なアクセスを外す作業」を分けて確認すると、どちらか一方だけで終わるのを防げます。
退職チェックリストに「データの所有者」を加える
アカウント停止の項目だけでなく、重要データの所有者・保存場所・後任を退職チェックリストへ入れておきます。個人のマイドライブだけに会社の重要資料が集中しない運用にすると、担当変更や急な休職でも引継ぎやすくなります。
新しい共有フォルダを作るときから、誰が所有・管理する場所なのかを決めておくことが、退職時の作業を減らします。