CHECK

自治会・町内会の役員交代。名簿やLINEを渡しただけで大丈夫？

自治会役員の交代時に、後任へ名簿を渡すだけで終わらせず、LINE、クラウド、共有表、私物端末、USB、古い名簿のアクセス権とコピーまで確認します。

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結論

保存場所・閲覧権限・不要コピーを確認し、前任者のアクセス整理まで終えて引継ぎ完了にしてください。

後任へ原本を渡しても、共有権限や私物端末のコピーが残れば前任者から個人情報へアクセスできるためです。

まず行うこと

自治会の名簿や会計資料が、共有フォルダ、LINE、メール、私物PC、スマホ、USBなどへ分散していると、後任へ原本を渡した後も前任者が閲覧できる状態やコピーが残ることがあります。

引継ぎでは、後任が必要な情報を使えることに加えて、退任者が不要な個人情報へアクセスできる状態を残さないことまで確認します。

会員名簿、連絡網、自治会費の共有表、イベント写真、クラウドフォルダ、LINEグループ、メール添付、USB、端末内ダウンロードなどを確認します。完璧な台帳でなくても、『何が・どこに・誰から見えるか』を一覧にすると引継ぎ漏れを減らせます。

共有フォルダや共有表は、前任者を削除しても公開リンクや共通アカウントが残っていればアクセスできる場合があります。共有相手だけでなく、リンク公開、共通パスワード、グループ参加者も見直します。

個人情報保護委員会は、利用する必要がなくなった個人データについて、遅滞なく消去するよう努める考え方を示しています。自治会でも、転出・退会した世帯や終了した年度の情報を、目的なく何年も残し続けない運用が重要です。