CHECK
PTA・習い事で名簿や連絡先を共有する。このままで大丈夫？
PTAや習い事で名簿・連絡先・申込情報を共有する前に、目的、共有相手、共有方法、保存先が必要最小限かを確認します。
結論
目的・共有相手・項目・共有方法の4点を確認できてから共有してください。
名簿や連絡先は、必要以上の項目や広すぎる共有範囲によって漏えい時の影響が大きくなるためです。
まず行うこと
共有前に、不要な項目を削り、閲覧できる人を必要な担当者だけに絞ってください。
詳しい解説
まず『誰に、何のために見せるか』を決める
PTAや習い事で名簿や連絡先を扱うこと自体が一律に禁止されているわけではありません。個人情報保護委員会は、PTA等が名簿を作成する場合、利用目的を明示して情報を取得し、本人以外へ配布・提供する場合は原則として本人同意が必要になると説明しています。
共有前に、今回の目的に本当に必要な項目だけか、見る必要がある人だけに限定されているかを確認します。氏名だけで足りる連絡に住所や電話番号まで付ける、役員だけが使う一覧を全会員へ配る、といった『念のため共有』は避けます。
共有方法は、受け手を限定できるものを優先する
個人情報を含むファイルは、転送されれば誰でも見られる公開リンクや、不特定のメンバーが参加するチャットへそのまま置くより、閲覧者を指定できる共有を優先します。LINE等のチャットを連絡に使う場合も、ファイルを置く必要が本当にあるかを先に考えます。
詳しい考え方はPTAのLINEグループで名簿や写真を共有して大丈夫？とPTA・習い事でGoogleフォームを使うときで整理しています。
共有する前に、項目を一度減らす
元の名簿をそのまま渡すのではなく、今回必要な列だけを抜き出す方が安全です。連絡のためなら電話番号だけ、出欠確認なら氏名と回答だけなど、目的ごとに必要な情報は変わります。
名簿そのものの作り方や配布範囲はPTA名簿を作って配っていい？、私物端末やUSBへの保存はPTAの名簿を私物スマホやUSBに保存していい？も参照してください。
誤送信したときは、追加送信より先に範囲を確認する
メールのTo・Ccでアドレスを見せてしまった、別のグループへファイルを送ったなどの事故に気づいたら、送信先、含まれていた情報、閲覧可能な範囲を確認します。
一斉メールの宛先事故についてはPTAの一斉メールでBCCを使い忘れたら？で初動をまとめています。