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共有メールボックスで顧客情報を扱うときの基本
代表アドレスは便利ですが、閲覧者、転送設定、退職者、個人端末への同期、保存期間を確認して管理します。
閲覧できる人を把握する
info@やsupport@等の共有メールは、現在の担当者だけが見られる状態か確認します。退職者・異動者のアクセスを外します。
自動転送を確認する
以前の担当者の個人メール等へ転送する設定が残っていないか、ルール一覧を確認します。
私物端末への同期範囲を決める
業務メールを個人スマホへ追加する場合、端末紛失、退職時の削除、画面ロック等を含めたルールが必要です。
古い問い合わせを無期限に残さない
問い合わせ履歴を業務上必要な期間と、顧客管理システム等への転記後の扱いを決めます。