社内で1つのID・パスワードを使い回していい？共通アカウントが管理を難しくする理由

複数人で同じID・パスワードを使う共通アカウントについて、誰が操作したか分からない、退職時に切り離せない、MFA管理が難しいといった問題と改善方法を整理します。

出典

「社員3人だから同じIDでいい」と始めても、担当変更、退職、外注追加、MFA導入が起きると管理が急に難しくなります。誰がいつ操作したか区別しにくく、1人だけ権限を外したいときにもパスワード変更が必要になります。

IPAの中小企業向けガイドラインでは、重要情報へのアクセスを必要な人に限定し、IDや認証情報を適切に管理することが基本対策として扱われています。

退職者や契約終了した外部担当者が共通パスワードを知っていると、その人だけを無効化できません。チャットで新しいパスワードを配り直す運用も、コピーが増えやすくなります。

サービスが複数ユーザーや役割別権限に対応しているなら、個別アカウントへ分ける方が引継ぎと監査をしやすくなります。

請求担当、Web更新担当、問い合わせ担当など、作業の役割を決め、その役割に必要な人へ個別のアクセス権を付与します。どうしても共通IDが必要な古い仕組みでは、保管場所、利用者、変更タイミング、MFA手段、退職時の変更手順を明文化します。

管理者が1人しかいないサービスは、別の責任者が復旧できる経路も用意します。