CHECK
社内で1つの管理者IDを全員で共有して大丈夫？
管理者アカウントの共有は、パスワード漏えい時の影響を広げ、操作した人も追えなくなります。原則として個人ごとのIDと必要最小限の権限を使います。
結論
管理者IDは個人ごとに分けるのが基本です。
共有IDでは退職・異動時の停止や操作履歴の確認が難しくなり、漏えい時の影響も広がるためです。
まず行うこと
現在の管理者を洗い出し、個人アカウントへ分け、不要な管理権限を外してください。
詳しい解説
人数が少なくても共有IDの弱点は同じ
2〜3人の会社でも、同じ管理者IDを使うと退職者だけを外すことが難しく、パスワード変更のたびに全員へ再共有が必要です。ログにも誰が操作したか残りにくくなります。
個人ID＋必要な人だけ管理者
通常業務は一般権限で行い、管理作業が必要な担当者だけに管理権限を付けます。サービスが複数管理者を許すなら、非常時に備えて予備管理者も決めます。
共有が必要な秘密はパスワード管理ツールで管理
どうしても共通資格情報が残る場合は、チャットや表計算へ平文保存せず、アクセス権を管理できる組織向けパスワード管理手段を検討します。