CHECK

申込フォームで生年月日・住所・電話番号まで全部集めて大丈夫？

「後で使うかもしれない」で入力項目を増やすと、保管・アクセス管理・削除・事故対応の対象も増えます。フォームでは、利用目的を説明できる項目だけを必要な精度で集めます。

インターネット・サービス個人情報・データ仕事 / 小規模な職場

結論

利用目的を説明できる項目だけに絞り、必要以上の個人情報を必須にしないでください。

収集する個人情報が増えるほど、保管・アクセス管理・削除対応と、漏えい時の影響範囲も大きくなるためです。

まず行うこと

氏名、住所、生年月日、電話番号、勤務先などについて、この手続きでなぜ必要かを一つずつ確認します。「念のため」「将来使うかも」だけで必須項目にしないようにします。

年齢確認だけが目的なら生年月日の全日付が必要か、地域判定だけなら番地まで必要か、連絡がメールで完結するなら電話番号まで必要かを検討します。

サービス提供に不可欠ではない情報は、任意入力にできないか検討します。任意項目には利用目的を示し、入力しなくても本来の手続きを進められるようにします。

収集後いつまで必要なのか、契約終了やイベント終了後に削除するのかを決めます。不要になった個人情報を慣習的に残し続けないようにします。

フォームで集めた情報を全社員が閲覧できる状態にせず、担当業務に必要な人へアクセスを限定します。収集項目の最小化と、保存後の安全管理をセットで考えます。