Excelを外部へ渡す前に、見えていない情報まで確かめる

Excelでは、画面に表示している表以外にも、非表示のシートや行・列、コメント、文書プロパティ、定義された名前、外部ファイルへのリンクなどがブック内に残ることがあります。外部提出用は元ブックのコピーを作り、表示外の情報まで確認してから渡します。

出典

Excelでは、シート、行、列を非表示にできます。作業中には便利ですが、非表示にしたデータもブックの中には残っています。ファイルを受け取った相手が再表示できる場合があるため、機密情報を隠す方法としては扱わない方が安全です。

たとえば、見積書として見せたいシートの隣に、仕入価格や別の顧客一覧を含む非表示シートが残っていれば、ファイルごと渡した時点でその情報も相手の手元へ移ります。

セルのコメントやメモには、担当者だけが分かればよい補足、顧客名、確認中の金額などを書いていることがあります。ファイルのプロパティには、作成者、会社名、最終保存者などが記録される場合があります。

Microsoftの「ドキュメント検査」は、こうした非表示データや個人情報を確認するための機能です。削除すると元に戻せない情報もあるため、Microsoftも元ブックのコピーで検査することを勧めています。

Excelの「名前」は、セル範囲や数式へ分かりやすい名前を付ける機能です。中には通常の一覧から見えにくい非表示の名前もあり、参照先などの情報を持つことがあります。

また、別のExcelファイルを参照する外部リンクには、参照しているシート名やファイルとのつながりが残ります。ドキュメント検査で見つかっても自動削除できない項目があるため、検出結果を見て「消してよいものか」を判断します。

外部提出のたびに元ブックから不要部分を削っていくと、業務用データまで失うおそれがあります。先にファイルを複製し、そのコピーを提出用として整える方が安全です。

複雑な集計ブックなら、必要な表だけを新しいブックへコピーし、数式を値へ変換する方法もあります。ただし、数式や書式に意味がある資料では変換によって内容が変わるため、完成後の数値が元資料と一致しているか確認します。

確認するのは編集途中のファイルではなく、実際に添付・アップロードする最終ファイルです。

この順で見ると、「作業中には消したつもりだった情報」が最終ファイルに残る事故を減らしやすくなります。