GUIDE
クラウド共有とアクセス権の基本ガイド
Google DriveやOneDriveなどで、共有相手・閲覧編集権限・リンク・終了時の解除をどう考えるかを整理します。
公開 更新
このガイドで学べること
読み終わるころに分かること
- 共有相手を先に決める
- 閲覧だけで足りるなら編集を付けない
- 組織外共有を見分ける
共有相手を先に決める
広く公開する資料でなければ、特定のユーザーに限定します。「リンクを知っている全員」は転送される前提で考えます。
閲覧だけで足りるなら編集を付けない
共同編集が不要な資料は閲覧権限にします。編集権限は内容変更だけでなく、フォルダ内の他ファイルへの影響が出る場合があります。
組織外共有を見分ける
仕事では、外部ユーザーへ共有しているファイルを一覧で確認できる仕組みを活用します。相手の退職や案件終了後に権限を残さないようにします。
共有には終了処理がある
送って終わりではなく、共同作業が終わったらアクセス権を削除します。期限設定が使えるサービスでは期限も活用します。