GUIDE
メール誤送信は、送信前の5点確認を習慣にして減らす
外部メールを送る前に、宛先、CC/BCC、添付、本文と転送履歴、送信タイミングを順に確認し、個人情報や別顧客資料の誤送信を減らすためのガイドです。
公開 更新
このガイドで学べること
読み終わるころに分かること
- 宛先は表示名ではなく、メールアドレスとドメインまで見る
- CCとBCCは「誰に見せる必要があるか」で選ぶ
- 添付はファイル名だけで判断せず、最後に中身を開く
宛先は表示名ではなく、メールアドレスとドメインまで見る
自動補完では、同姓の人や似た会社名を選ぶことがあります。特に社外宛ては、To欄を一度止めて見直し、アドレスの文字列とドメインが意図した相手か確認します。返信や全員返信でも、過去の参加者がそのまま残っていないかを見ます。重要な添付があるメールは、宛先を最後に入れる運用も有効です。
CCとBCCは「誰に見せる必要があるか」で選ぶ
複数の外部相手へ同じ案内を送るとき、受信者同士にメールアドレスを見せる必要がないなら、ToやCCに並べないようにします。BCCを使う場合も、宛先数が多い配信を手作業だけで続けると事故が起きやすいため、用途に応じて配信システムを使うことも検討します。
添付はファイル名だけで判断せず、最後に中身を開く
『見積書.pdf』のような同名ファイルは取り違えやすく、表計算には別顧客のシートやコメントが残ることもあります。送信直前に添付を開き、顧客名、対象期間、非表示シート、コメント、不要な個人情報がないか確認します。共有リンクを使う場合も、リンク先の権限と対象ファイルを同じように確認します。
本文・引用・転送履歴に別の相手の情報がないか見る
添付だけでなく、返信履歴や転送した過去メールにも氏名、アドレス、案件名、価格などが残ります。新しい相手へ転送するときは、必要な部分だけを新規メールへ移す方が安全な場合があります。本文中の宛名や会社名も、テンプレートの差し替え忘れがないか確認します。
重要メールは、送信取消や短い遅延で確認時間を作る
メールサービスに送信取消や送信遅延がある場合は、数秒から数分の確認時間を作れます。ただし、それだけで誤送信を防げるわけではありません。個人情報や機密資料を含むメールでは、送信前チェックを基本にし、事故に気づいたときの社内連絡先もあらかじめ決めておきます。