CHECK

クラウドの『リンクを知っている全員』共有、そのままで大丈夫？

URLを知る人ならアクセスできる共有は便利ですが、転送・誤送信で範囲が広がります。個人情報や業務資料では相手を指定した共有を優先します。

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結論

個人情報を含むなら、閲覧者を限定できる共有へ切り替えてください。

URLが転送されると、想定外の人まで閲覧できる可能性があるためです。

まず行うこと

『リンクを知っている人全員』の設定では、最初に送った相手以外へURLが転送されても閲覧できる場合があります。検索エンジンに載るかどうかとは別の問題です。

個人情報、契約書、顧客資料等は、可能ならメールアドレス等で閲覧者を指定し、編集権限も必要な人だけにします。

一時的な共有リンクを放置せず、案件終了後やイベント終了後に共有範囲を見直します。