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自治会・町内会で名簿や連絡先を配る・回覧する。このままで大丈夫？

自治会・町内会で会員名簿、電話番号、回覧資料、LINE上の連絡先などを共有する前に、利用目的、共有相手、掲載項目、共有方法が必要最小限かを確認します。

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結論

利用目的・共有相手・掲載項目・共有方法を確認し、必要最小限にしてから共有してください。

自治会名簿や連絡先は、配布先や掲載項目を広げるほど、紛失・転送・再共有時の影響が大きくなるためです。

まず行うこと

自治会・町内会が会員名簿を作ること自体が一律に禁止されているわけではありません。個人情報保護委員会は、自治会・町内会等が本人から個人情報を取得して名簿を作る場合は利用目的を明示し、本人以外へ名簿を配布する場合は原則として本人の同意を得る必要があると説明しています。

共有前に、今回の目的に本当に必要な項目だけか、見る必要がある人だけに限定されているかを確認します。住所や電話番号を全戸へ配る必要がないなら、担当者だけが使う名簿と全会員へ配る資料を分けます。

紙の回覧板は複数世帯が順番に見るため、書かれた情報は想像以上に広く共有されます。LINEやクラウドは転送・コピーが容易なので、一般のお知らせと個人情報を含む資料を同じ場所へ置かない方が管理しやすくなります。

避難行動要支援者名簿など、市町村が災害対策基本法に基づいて作成・提供する情報には、一般の自治会名簿とは異なるルールがあります。平常時の提供と災害発生時の提供でも条件が異なり、秘匿性の高い情報を含むことがあります。

自治会独自の判断だけで一般名簿と同じ配布をせず、市町村から提供を受けた情報は、その市町村の制度、提供条件、管理ルールを確認してください。詳しくは防災名簿・避難支援の情報を自治会で共有していい？を参照してください。

名簿をなくした、別の宛先へ送った、公開範囲を誤った場合は、誰が見られる状態だったか、どの情報が含まれていたか、回収・削除が可能かを確認します。